KAKO NAPISATI PROFESIONALNI E MAIL NA NJEMAČKOM JEZIKU

Želite kontaktirati neku tvrtku za oglas koji ste našli na internetu? Imate problem sa internetom, strujom, plinom? Izlizao vam se čitač na zdravstvenoj iskaznici (meni se to stvarno dogodilo)? Morate kontaktirati GEZ jer ste se preselili, a morate nastaviti plaćati pretplatu u starom stanu? Ambasada se ne javlja?

Možda bi sa pozivom riješili svoj problem, ali postoje 2 izazova: linije su stalno zauzete i nemate vremena čekati dok dođete na red ili se još uvijek sramite razgovarati na njemački preko telefona. 

Ako ste se pronašli negdje u ovim recima, onda možda imam rješenje za vas. 

#ostaniznatiželjan i nauči kako da dobiješ odgovor što prije! 

Zašto je e-mail isto što i obična pošta?

E-mail je ništa drugo nego pošta, ali u elektroničkom obliku. Kao što svaki puta kada očekujete da će vam nešto doći poštom, idete do sandučića, tako i kada vam ja pošaljem neku novu zanimljivost, pogledate na svoj e-mail o čemu je riječ. 

Dok sam radio u pošti, znao sam u firme nositi preko 100 pisama dnevno (ozbiljno – nosio sam ih svakodnevno u SBK)

Ako je e-mail isto što i obična pošta, to znači da sve te tvrtke svakodnevno provjeravaju svoj elektronički poštanski sandučić, kao što je i gospođica na šalteru u SBK preuzimala poštu koju sam joj ja nosio i dijelila je po uredima. 

Gospođica točno zna koja pisma idu u koji odjel, budući da je svaka osoba koja je slala pisma morala na koverti naznačiti za koga pismo ide. Bez toga ona ne zna gdje će to pismo otići i onda osoba koja je poslala poštu može jako dugo čekati dok ne dobije odgovor.

Nije to samo u firmama, nego i obična pošta. Ja svaki puta kada bih nosio pisma vraćao bih minimalno 5 komada nazad! Samo zato što su podaci na pismu bili netočni, pa nisam znao kome dati poštu. 

Isto tako, kada šaljete e-mail (što je zapravo skraćenica za elektroničku poštu), može se dogoditi da nikada ne dobijete odgovor, samo zato što niste koristili pravila pisanja pošte, odnosno e-pošte (meni je to kao bivšem poštaru jedna te ista stvar)

Zašto ne dobijemo odgovor na e-mail?

Odgovor na e-mail ne dobivamo zato što smo nešto krivo napisali. To je u najvećem broju slučajeva kriva adresa. Ili ako šaljete jednoj firmi, onda joj nađete samo službenu adresu i pošaljete pitanje bez naslova. 

Ako poruka nema naslova, nemojte misliti da će osoba za kompjuterom pokušati dešifrirati kome ste vi poruku pokušali proslijediti. 

Postoji još jedan razlog zbog kojeg možda ne dobivate odgovor, a to je da se ne držite pravila pisanja poruke. Možda jednostavno niste ostavili vaše podatke kada vas mogu kontaktirati sa odgovorom. Možda niste dovoljno jasno objasnili pitanje koje upućujete. 

Dosta često se dogodi da napišete e-mail kao što nekome pišete na Whatsappu ili Messengeru, jer vam mozak automatski smatra ako nešto pišete na mobitelu, da to ne mora biti službeno. 

Postoji iznimka u kojoj imate bezobrazne radnike koji vam neće odgovoriti na lošu prijavu za posao (iako sam i tu uspio pronaći jedan mali trik koji vam može povećati broj odgovora – čitajte dalje). 

Uglavnom, budite sigurni da je u 90% slučajeva vaša greška, a kako to ispraviti imate u nastavku teksta. 

Zašto je dobro slati e-mail umjesto zvati?

Svi znamo koliko je teško uzeti mobitel u ruke i početi pisati mail na njemačkom jeziku. Pogotovo kada imamo problem sa jezikom. Nekad se razmišljamo da bi ipak bilo puno jednostavnije kada bi tvrtku, instituciju ili određenu zdravstvenu ustanovu jednostavno mogli nazvati i uštedjeti sebi na vremenu i pisanju e maila koji i nisu baš nešto gramatički točni.

Kontakt koji tvrtke, institucije i ustanove ostavljaju za poziv većinom služe u iznimnim situacijama, budući da je danas sve više i više komunikacije u pisanom obliku.

Pisani oblik omogućava da se poruke jednostavno prosljeđuju drugima, da imaju arhivu problema i da uštede na vremenu puno više nego što bi uštedjeli da je telefonska linija svako malo zauzeta zbog velikog broja telefonskih poziva. 

Mi smo na našim prostorima navikli da obavimo sve jednim telefonskim pozivom, ali u Njemačkoj su stvari drugačije, čisto iz razloga jer je puno više ljudi i sve je više opterećeno – iz prve ruke znam koliko mi je trebalo da raznesem cijelu poštu u jednom danu, sve je puno 🙂

email na njemačkom Kako poslati e mail na koji ćemo sigurno dobiti odgovor?

Neovisno pišete li tvrtki u koju se želite zaposliti, instituciji koju želite kontaktirati u vezi vašeg problema, dobavljaču struje u vašem smještaju u Njemačkoj da želite promijeniti ugovor, vrlo je bitno napisati dobar e-mail koji će sadržavati sve bitne elemente da bi odgovor dobili u najkraćem mogućem roku. U nastavku vam objašnjavam koji su to elementi i kako ih napisati.

Da bi lakše obrazložio sami proces pisanja e maila, koristiti ćemo na primjer osobu koja se zove Milan Milanović, i on želi kontaktirati tvrtku  Siemens koja mu je obećala poslati ugovor da može izvaditi plavu kartu, i doseliti u Njemačku

Milanu iz našeg primjera prvo treba dobar naslov, da bi Siemens znao razlog zašto ih želi kontaktirati. Najbolje bi u Milanovu slučaju bilo da u naslovu stoji: 

Vertrag Milan Milanović

Sada kada je Milan napisao naslov, slijedi primatelj. Milan već zna tko prima poruku, budući da se s tim odjelom već čuo, a za vas koji ne znate kako i kome se obratiti u određenoj situaciji, bitno je pronaći pravu e-mail adresu kojoj šaljete upit.

Tako dakle prije nego krenete pisati e mail različitim osobama, pogledajte kojem točno odjeljenju trebate poruku poslati da znate da je poruka upućena na pravu adresu. 

Iduće što Milan piše jest Betreff ili dio u kojem postavlja pitanje. Budući da Milanu treba ugovor da bi ga mogao priložiti ambasadi za dobivanje plave karte, njemu je bitno naglasiti to u e mailu, a kako se obraća poslodavcu, želi koristiti formalni oblik slanja poruke. Njegova poruka izgleda ovako: 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

Ich möchte wissen, ob mein Vertrag fertig ist. Ich brauche den Vertrag, um meine Arbeitserlaubnis in Deutschland zu erhalten. Falls Sie Informationen zu meinem Vertrag haben, können Sie mich gerne per Mail kontaktieren, ich bin den ganzen Tag erreichbar.

Mit freundlichen Grüßen 

Milan Milanović

Primjer dobrog e maila

Pozdrav na početku i na kraju 

Sehr geehrte Damen/ Sehr geehrter Herren –  pozdrav koji se inače koristi u njemačkom jeziku na početku formalnog e-maila. U trenutku kada točno znate kome se obraćate, tada osobu oslovljavate prezimenom (Sehr geehrte Frau Schmidt na primjer) te je bitno paziti na nastavke ovisno o kome je riječ. 

Mit freundlichen Grüßen/ Mit freundlichem Gruß – koristimo na kraju formalnog e-maila da bi odzdravili osobu kojoj se obraćamo, i nakon te rečenice u idućem redu obavezno stavljamo naše ime i prezime (u nekim slučajevima možete stavljati i struku u kojoj se nalazite, ako je bitna za poruku koju šaljete).

Formalni izraz Sie 

Kao što smo u e mailu primijetili, Milan je primatelja oslovljavao sa Sie. U formalnom pismu to je jako bitno jer time pokazujemo poštovanje prema osobi kojoj pišemo, te je uvijek sigurnije koristiti izraz iz poštovanja kada ne znamo kome točno pišemo. Pokazuje da smo profesionalni, da znamo bonton službene komunikacije i samim time raste šansa da što prije dobijemo odgovor. 

Gdje i kada ga kontaktirati?

Milan je na kraju teksta ostavio kako ga tvrtka, u slučaju da ima  odgovor, može kontaktirati i u kojem periodu. Iako nam to zvuči banalno, lijepo je kada ostavite tvrtki vaše vrijeme kada možete primiti obavijest, tako da i oni znaju kada će vam moći poslati odgovor. Ili u slučaju da još nešto trebaju, da budu sigurni da ćete im u kratkom roku odgovoriti. 

Da zaključimo

Koliko god banalno zvučalo sve što sam ovdje napisao (pogotovo mlađoj populaciji koja je već duže u Njemačkoj), postoji veliki broj osoba koje imaju problem dobivanja odgovora upravo zbog toga što ne znaju napisati dobar e-mail.

Ako se bojite da vam gramatika nije točna, uvijek možete koristiti Google prevoditelj.  Ja sam prvih par mjeseci sa svima tako komunicirao, i uvijek sam dobio odgovor. Ako se bojite pisati mail na njemačkom, najbolje vam je vježbati s nekim od prijatelja, ili ako imate pitanje koje trebate uputiti vašoj ambasadi, pošaljite im u e mail obliku.

I ne, nisam zaboravio otkriti vam način kako da dobijete odgovor na oglas za posao. Neće uvijek funkcionirati, ali će sigurno imati veći utjecaj nego kada ga ne koristite. 

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung, positiv oder negativ

Stavite ovu rečenicu prije nego što se pozdravljate, i onda ćete zbog pristojnosti dobiti sigurno veći broj odgovora nego prije. Kad već dobijete odbijenicu, da bar znate  da ste je dobili. Tako sam i ja radio. 

#ostaniznatiželjan i nauči se komunicirati preko službenog e-maila!

Hej!

Ja sam Drago, autor svih tekstova na ovoj stranici. Živim u Njemačkoj i sve novo što saznam uvijek pišem na svom blogu. Ako ste u ovom članku našli informaciju koju ste tražili, podijelite je s prijateljima – sigurno će i njima pomoći :) 

Kliknite ispod:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp
Pročitaj i ovo:
Minijob u Njemačkoj
MINIJOB, ZA DUBLJI DŽEP

Ako još uvijek ne znate što je to Minijob u Njemačkoj – ovdje ćete naći sve informacije. Njemačka pravila za sve osobe koje se nalaze na Minijob-u